متابعات التنقيب عبر البريد الإلكتروني: كم عددها، وما وتيرتها، وماذا تكتب فيها

حين تطلق حملتك الأولى، تترقب الردود على البريد الأول بفارغ الصبر. لكنها قليلة. فتستنتج أن الرسالة لا تجدي، أو أن الجمهور المستهدف غير مناسب. في كثير من الحالات، السبب ببساطة أن الوقت مبكر جدًا: فجزء كبير من الردود لا يصل إلا مع المحاولة الثانية أو الثالثة أو الرابعة.

ليس لأن العميل المحتمل يغيّر رأيه بين رسالة وأخرى. لقد كان في اجتماع، أو في عطلة، أو وسط ملف عاجل. رسالتك الأولى غرقت تحت الكومة. والمتابعة تعيدها إلى السطح، في لحظة قد يكون لديه فيها دقيقتان.

كم عدد المتابعات التي ينبغي إرسالها؟

ثلاث إلى أربع رسائل إجمالًا، بما فيها الأولى، توفر توازنًا جيدًا. أقل من ذلك، فأنت تترك ردودًا على الطاولة. أكثر من ذلك، يتراجع العائد بسرعة ويزداد الانزعاج: الرسالة الخامسة أو السادسة دون رد تنتهي غالبًا في مجلد الرسائل غير المرغوب فيها أكثر مما تولّد مواعيد، وكل تصنيف كبريد مزعج يضرّ بسمعة صندوقك.

والأفضل تسلسل قصير، مكتوب بعناية، على قائمة مختارة بعناية، من تسلسل لا ينتهي يفرض نفسه على الباب.

ما المدد بين الرسائل؟

اترك مجالًا للتنفس. متابعة في اليوم التالي للبريد الأول تبدو مُلحّة. وهذا إيقاع ينجح مع معظم جماهير B2B:

• البريد 1: اليوم 0؛
• المتابعة 1: بعد ثلاثة إلى أربعة أيام؛
• المتابعة 2: بعد خمسة إلى سبعة أيام من سابقتها؛
• المتابعة 3، إن قررت إرسالها: بعد أسبوع إلى أسبوعين.

فيمتد الأمر كله على أسبوعين إلى أربعة أسابيع. أرسل في ساعات عمل العميل المحتمل، وتجنّب عطلة نهاية الأسبوع: فبريد يصل مساء السبت سيغرق تحت رسائل صباح الاثنين.

الرد داخل السلسلة نفسها

المتابعة الفعّالة تُرسل كردّ على البريد الأول، بموضوع "Re:" والرسالة السابقة مقتبسة أدناه. يرى العميل المحتمل المحادثة كلها بنظرة واحدة، دون أن يضطر لتذكّر من أنت. وهذا أيضًا أكثر طبيعية: فهو تمامًا ما يفعله من يتابع يدويًا.

يرسل SmartOutbound المتابعات بهذه الطريقة، من الصندوق نفسه الذي أُرسل منه البريد الأول، ويوقف التسلسل تلقائيًا بمجرد أن يرد العميل المحتمل، أيًّا كان ردّه.

كل متابعة يجب أن تضيف شيئًا

هذه هي القاعدة التي تصنع الفارق كله. عبارة "أسمح لنفسي بالعودة إليك بشأن رسالتي السابقة" ليست متابعة. إنها تذكير، لا يمنح العميل المحتمل أي سبب جديد للرد.

ينبغي أن يكون كل بريد في التسلسل قابلًا للقراءة وحده، وأن يقدّم زاوية مختلفة. مثلًا:

• المتابعة 1، الإضافة: معلومة ملموسة كانت ناقصة في البريد الأول، مثال عميل، رقم دقيق؛
• المتابعة 2، الزاوية الأخرى: مشكلة ثانية تحلّها، أو المشكلة نفسها منظورًا إليها من طرف آخر؛
• المتابعة 3، الخروج اللبق: تقترح التوقف عن الكتابة، مع ترك الباب مفتوحًا.

أمثلة

متابعة أولى تضيف:

كلير، تفصيل لم أذكره: الأرقام تُراجع كل شهر، وأنت لا تدفعين إلا مقابل جهات الاتصال التي تصدّرينها. وبالنسبة لوكالة في بدايتها، هذا غالبًا ما يصنع الفارق مقارنة باشتراك سنوي. هل يستحق الأمر محادثة من خمس عشرة دقيقة؟

متابعة ثانية تغيّر الزاوية:

كلير، أفكر أيضًا في مستشاري وكالتك: عندما يطلب عميل ثلاثة ملفات مرشحين للأسبوع التالي، فإن الوقت الذي يُنفق في العثور على الأشخاص المناسبين للاتصال بهم ينعكس مباشرة على المهل. وهذا غالبًا ما يكون النقطة التي تحرّك الوكالات التي نعمل معها. إن لم تكوني أنت من يتولى هذا الموضوع، فمع من يجب أن أتحدث؟

متابعة أخيرة تخرج بلطف:

كلير، لن أزحم صندوق بريدك أكثر من ذلك. إذا عاد الموضوع إلى الطاولة عند افتتاح مكتب ليون، ردّي ببساطة على هذه الرسالة وسأعاود التواصل معك. نهاية أسبوع سعيدة.

غالبًا ما تحصل هذه الرسالة الأخيرة على ردود صريحة إلى حد مفاجئ: "شكرًا، ليس الآن، عاود التواصل معي في مارس". وهذه معلومة ثمينة.

ما العمل بحسب الرد؟

لا تُرسل متابعة أبدًا إلى من ردّ. لكن لا تُعالج كل الردود بالطريقة نفسها:

• العميل المحتمل مهتم: ردّ بسرعة، ويُفضّل خلال ساعة، واقترح موعدين محددين؛
• ليس الشخص المناسب: اشكره واسأله عن الجهة التي ينبغي أن تتوجه إليها. إن ذكر في ردّه أحد زملائه، يمكن أن ينضم هذا الزميل إلى حملتك بعبارة افتتاحية من نوع "فلان نصحني بالكتابة إليك"؛
• إنه غائب: أجّل بقية التسلسل إلى ما بعد عودته بدل المتابعة في الفراغ؛
• إن قال لا: احترم ذلك، دون متابعة. قد يكون إحياء لطيف بعد عدة أسابيع مبررًا إذا كان الوضع قد تغيّر، لكن ليس أبدًا إن طلب عدم التواصل معه مجددًا؛
• إن طلب عدم تلقي مزيد من الرسائل: توقف فورًا، وفي جميع حملاتك.

نفصّل كل هذه الحالات في مقالنا عن إدارة الردود.

الأخطاء الشائعة

• إشعار العميل المحتمل بالذنب: "لم يصلني أي رد منك..."؛
• اختلاق الاستعجال: "العرض سارٍ حتى الجمعة" على خدمة لا سبب لانتهائها؛
• تغيير الموضوع في كل متابعة، ما يقطع السلسلة ويعطي انطباعًا بإرسال جماعي جديد؛
• المتابعة من صندوق آخر غير الذي أُرسل منه البريد الأول؛
• عدم التوقف أبدًا.

قياس أثر المتابعات

انظر، لكل مرحلة من التسلسل، إلى عدد الردود التي تولّدها. إذا لم تعد المتابعة الثالثة تُنتج شيئًا إيجابيًا على مدى مئات الإرسالات، فاحذفها. وإذا كانت المتابعة الأولى تحقق ردودًا أفضل من البريد الأول، فغالبًا لأن زاويتها تستحق أن تتصدر. مقالنا عن مؤشرات الحملة يشرح كيف تقرأ هذه الأرقام دون أن تخطئ.

لكتابة تسلسلاتك بسرعة أكبر، يقدم SmartOutbound صياغة كاملة (البريد الأول، والمتابعات، والردود التلقائية على الاعتراضات وعلى "الشخص غير المناسب") انطلاقًا من هدفك، ثم تعدّلها أنت بعد ذلك. جرّبه لمدة شهر، مجانًا.