邮件外联跟进：发几封、多久发一次、写什么

刚启动第一轮外联时，人们会焦急地等着第一封邮件的回复。回复寥寥。于是得出结论：文案不行，或者目标客户选错了。而在很多情况下，原因只是时候未到：相当一部分回复要到第二、第三甚至第四次联系时才出现。

并不是潜在客户在两封邮件之间改变了主意。他当时在开会、在休假、正埋头处理一件急事。你的第一封邮件被埋在了消息堆下面。跟进邮件把它重新翻了出来，恰好是他可能有两分钟空闲的时候。

要发几封跟进邮件？

总共三到四封（含第一封）是比较好的平衡。少于这个数，就等于把一些回复留在了桌上。超过之后，转化率会迅速下降，对方的烦躁却在上升：第五、第六封仍然没有回音的邮件，被丢进垃圾邮件的概率大于带来约见，而每一次被标为垃圾邮件，都会损害你发件域的声誉。

一封写得好的短序列，配上精心筛选的名单，远胜于一个没完没了、硬要撬开对方大门的序列。

邮件之间间隔多久？

给对方留点呼吸空间。第一封邮件第二天就发跟进，会显得咄咄逼人。下面这个节奏适用于大多数 B2B 目标客户：

• 第 1 封：第 0 天；
• 跟进 1：3 到 4 天后；
• 跟进 2：距上一封 5 到 7 天后；
• 跟进 3（如果要做的话）：1 到 2 周后。

整轮下来跨越 2 到 4 周。发送时间是对方的工作时段，避开周末：周六晚上收到的邮件，会被周一早上的邮件淹没。

在同一个邮件串里回复

有效的跟进是作为第一封邮件的回复发出的，主题带有「Re:」，下方引用之前的邮件内容。潜在客户一眼就能看到整个往来，不用费力回想你是谁。这也更自然：手动跟进的人正是这么做的。

SmartOutbound 就是这样发送跟进邮件的：与第一封邮件使用同一个发件邮箱；一旦潜在客户回复，无论回复内容是什么，序列都会自动停止。

每封跟进都要带来新东西

这条规则决定成败。「关于我上一封邮件，我再跟您跟进一下」不是跟进，只是提醒，没有给潜在客户任何新的回复理由。

序列中的每封邮件都应该能独立阅读，并提供一个不同的角度。例如：

• 跟进 1，补充信息：第一封邮件里缺失的具体信息，一个客户案例，一个确切的数字；
• 跟进 2，换个角度：你能解决的第二个问题，或者同一个问题从另一位相关角色的视角来看；
• 跟进 3，体面收尾：表示不再打扰，同时留有余地。

示例

补充型的第一封跟进：

Claire，有个细节我上次没说明：号码每月都会校验，而且只按你实际导出的联系人计费。对刚起步的代理公司来说，这往往就是它和年度订阅制的区别所在。值不值得花十五分钟聊一聊？

换个角度的第二封跟进：

Claire，我也想到了你们的顾问：当客户要求下周就给出三个候选人时，光是找对的人来打电话所花的时间，就直接压在了交付周期上。这往往正是和我们合作的代理公司愿意改变的地方。如果这件事不由您负责，我应该找谁聊？

体面收尾的最后一封跟进：

Claire，就不再多占您的收件箱了。如果里昂办公室开业时这件事又被提起，直接回复这封邮件，我再和您联系。周末愉快。

最后一封邮件常常能得到出奇坦率的回复：「谢谢，暂时不需要，三月再来找我」。这是很有价值的信息。

根据回复情况分别处理

已经回复的人不会再收到跟进邮件。但不同的回复需要不同的处理方式：

• 对方感兴趣：尽快回复，最好在一小时内，并给出两个具体的时间段；
• 对方不是合适的人：表示感谢，并询问应该联系谁。如果回复中提到了某位同事，这个人可以加入你的外联，开场白可以是「某某建议我联系您」；
• 对方不在：把序列后续推迟到他回来之后，而不是对着空气发跟进；
• 对方拒绝了：尊重对方，不再跟进。几周后如果情况可能已经变化，可以做一次温和的重新触达；但如果对方明确要求不再联系，则绝不可以；
• 对方要求不再收邮件：立即停止，并且在你的所有外联活动中都停止。

这些情况我们都在关于处理回复的文章里详细讲过。

常见错误

• 让潜在客户有负罪感：「一直没有收到您的回复……」；
• 人为制造紧迫感：对一个根本不存在截止期的服务写「优惠截止到周五」；
• 每封跟进都换主题，这会打断邮件串，让人感觉又是一次群发；
• 用第一封邮件以外的邮箱发跟进；
• 永远不停。

衡量跟进邮件的效果

逐一看序列中每一步带来了多少回复。如果第三封跟进在几百封发送之后仍然没有产生任何正面结果，就删掉它。如果第一封跟进的效果优于第一封邮件，往往说明它的角度应该提到最前面。我们关于外联活动指标的文章讲的就是如何正确解读这些数字。

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