Có nên dùng tên miền riêng cho việc gửi email chào hàng? Cách chọn, cấu hình và chuyển hướng tên miền gửi của bạn

Đây thường là câu hỏi kỹ thuật đầu tiên thực sự của một đội ngũ bắt đầu gửi email chào hàng: gửi từ địa chỉ quen thuộc của mình, hay mua một tên miền khác? Cả hai lựa chọn đều có lý lẽ riêng. Nhưng chúng không mang lại cùng một mức rủi ro, và tốt hơn hết là đưa ra quyết định trước lần gửi đầu tiên thay vì sau một sự cố.

Rủi ro mà chúng ta muốn tránh

Uy tín của người gửi gắn phần lớn vào tên miền. Nếu tên miền chính của bạn tích tụ các tín hiệu tiêu cực (địa chỉ không hợp lệ, tin nhắn bị xếp vào spam, khối lượng gửi quá cao), không chỉ email chào hàng của bạn bị ảnh hưởng. Mà còn cả báo giá, hóa đơn, phản hồi cho khách hàng và email đặt lại mật khẩu của ứng dụng.

Một tên miền riêng đóng vai trò như bức tường lửa: nếu nó bị hỏng, bạn thay cái khác, và hoạt động thường ngày của bạn không bị ảnh hưởng.

Khi nào tên miền chính vẫn là lựa chọn tốt

Nếu bạn gửi ít (vài chục email cá nhân hóa mỗi tuần), đến những khách hàng tiềm năng được chọn lọc kỹ, từ một hoặc hai hộp thư mang tên người, tên miền chính của bạn hoàn toàn phù hợp. Nó có lợi thế về độ lâu năm và tính nhất quán: khách hàng nhận email từ paul@votremarque.fr và gõ votremarque.fr vào trình duyệt sẽ thấy trang web của bạn, không chút nghi ngờ.

Lựa chọn này trở nên rủi ro ngay khi khối lượng tăng lên, danh sách kém chất lượng hơn, hoặc nhiều người gửi song song cùng lúc.

Chọn một tên miền phụ

Cách làm phổ biến nhất là mua một hoặc vài tên miền gần giống tên miền chính: votremarque.com nếu bạn đã có .fr, votremarque-conseil.fr, getvotremarque.com, v.v. Vài nguyên tắc:

• hãy giữ cho dễ nhận ra: khách hàng tiềm năng phải liên hệ được với thương hiệu của bạn mà không cần cố gắng. Một tên miền không liên quan trông giống như một nỗ lực che giấu;
• ưu tiên các đuôi tên miền phổ biến: .com, .fr, .io, .co, .eu. Những đuôi rất rẻ như .shop, .online, .store, .fun, .space hay .cfd bị spammer sử dụng tràn lan, và các bộ lọc nhìn chúng với ánh mắt dè chừng hơn, kể cả khi bạn làm mọi thứ đúng đắn ở những mặt khác;
• tránh nhiều dấu gạch nối và chữ số: « votre-marque-pro-2.fr » tạo ít niềm tin;
• mua trước: một tên miền rất mới vốn dĩ đáng ngờ. Vài tuần tuổi, cộng với quá trình warmup hộp thư, tạo nên sự khác biệt thực sự.

Nếu bạn đã lỡ mua những tên miền có đuôi không được khuyến nghị, không cần phải vứt bỏ tất cả. Hãy đo tỷ lệ vào hộp thư đến của chúng trong quá trình warmup và chỉ giao khối lượng cho những tên miền duy trì trên 80 đến 90 %.

Bao nhiêu hộp thư mỗi tên miền?

Hai đến năm hộp thư mỗi tên miền là một khoảng hợp lý. Vượt quá, bạn lại tập trung rủi ro. Hãy dùng các hộp thư mang tên người, với họ tên thật, thay vì những địa chỉ kiểu commercial@ hay sales@: chúng tạo nhiều niềm tin hơn và nhận được nhiều phản hồi hơn. Mỗi hộp thư phải có tên người gửi đầy đủ, chữ ký nhất quán và, nếu có thể, ảnh đại diện.

Hãy tính số hộp thư từ mục tiêu của bạn. Một hộp thư đã sẵn sàng gửi 25 đến 30 email chào hàng mỗi ngày. Để gửi 600 email mỗi ngày, bao gồm cả email nhắc lại, bạn cần khoảng hai mươi hộp thư trải trên năm đến tám tên miền.

Cấu hình từng tên miền

Một tên miền gửi cần cấu hình giống hệt tên miền chính của bạn, không ngoại lệ:

1. các bản ghi MX để nhận phản hồi (một tên miền không chấp nhận phản hồi là một tín hiệu rất xấu);
2. một bản ghi SPF cho phép máy chủ gửi;
3. một khóa DKIM được công bố và thực sự được dùng để ký;
4. một chính sách DMARC, tối thiểu là « p=none ».

Nếu ba điểm cuối cùng có vẻ mơ hồ với bạn, hướng dẫn SPF, DKIM và DMARC của chúng tôi giải thích từng bước một. SmartOutbound kiểm tra các bản ghi này mỗi ngày cho tất cả tên miền của bạn và báo ngay khi có vấn đề.

Chuyển hướng tên miền về trang web của bạn

Đây là bước thường bị bỏ qua nhất, nhưng lại quan trọng. Một khách hàng tiềm năng đang tò mò, hoặc một bộ lọc chống spam, đôi khi sẽ ghé thăm tên miền đã gửi email cho bạn. Nếu họ rơi vào một trang chờ của nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ, một lỗi hoặc một trang trống, niềm tin sụp đổ.

Hãy cấu hình chuyển hướng vĩnh viễn (mã 301) từ tên miền gửi về trang web chính của bạn. Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đều cung cấp tính năng này chỉ với vài cú nhấp chuột trong phần quản lý tên miền. Hãy kiểm tra rằng nó hoạt động với cả HTTPS lẫn HTTP, có và không có « www ».

Những điều không nên làm

• dùng một tên miền để che giấu danh tính: email của bạn phải nói rõ bạn là ai, và chữ ký phải dẫn về công ty thật của bạn;
• nhân bản tên miền để lách một vấn đề về nội dung: nếu tin nhắn của bạn bị coi là spam, các tên miền mới cũng sẽ gục ngã theo cách tương tự, chỉ là muộn hơn một chút;
• bỏ rơi một tên miền mà không hiểu nguyên nhân: hãy xem các email bị trả lại (bounce), các khiếu nại và nội dung trước khi chuyển sang tên miền tiếp theo.

Khuyến nghị của chúng tôi

Đối với một đội ngũ nhỏ mới khởi đầu, hai hoặc ba tên miền phụ với đuôi .com hoặc .fr, gần với thương hiệu, mỗi tên miền có hai đến ba hộp thư mang tên người, được chuyển hướng về trang web chính và được warmup ba tuần trước chiến dịch đầu tiên. Hãy giữ tên miền chính cho những trao đổi thường ngày và cho khách hàng của bạn.

SmartOutbound kết nối với những hộp thư bạn đã sở hữu, ở bất kỳ nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ nào, và đảm nhận việc warmup, kiểm tra DNS cùng việc phân bổ lượt gửi giữa các tên miền. Hãy bắt đầu với tháng dùng thử miễn phí để xem các tên miền của bạn hoạt động ra sao.